Jak mądrze inwestować w team building?

Autor: Jarosław Figiel Trener i konsultant zarządzania, przewodnik tatrzański, lider trekkingów, właściciel firmy Exploruj.pl Tekst opublikowany w portalu EventSpace (21.04.2009)

Najefektywniej uczymy się przez doświadczenie, które wzmocnione przez emocje, przezwyciężanie lęków i słabości, satysfakcję z osiągnięcia trudnego celu, dociera szybciej do świadomości uczestników i zapada głębiej w pamięci. W tym właśnie tkwi sukces edukowania poprzez zajęcia outdoor.

Już od kilkunastu lat intensywnie rozwija się w naszym kraju ta forma pracowniczych zajęć zespołowych. Różnie nazywana, czasem team building, czasem outdoorem, czasem po prostu integracją. Mądrze zaplanowane i przeprowadzone zajęcia mogą zrealizować bardzo ważne cele w funkcjonowaniu firmy czy organizacji. Mogą jednak być też „workiem” na trwonione bez sensu spore kwoty pieniędzy. W dzisiejszych czasach to ważne, by budżety firm wydawane były z głową. Jak więc to robić? Jak zaplanować zajęcia team building, by osiągnąć zakładane cele?

Na początek mała wycieczka z kontekstem „historycznym”. Do dziś niektórzy szefowie postrzegają aktywności outdoor tak samo jak organizowane w minionej epoce zakładowe majówki, sucie zakrapiane wódeczką, gdzie głównym i jedynym często celem było, aby pracownik przedsiębiorstwa dobrze się zabawił i szczęśliwszy potem wracał do pracy i smutnej rzeczywistości dnia następnego. Mało kto pamięta, że jednym z celów takich niegdysiejszych „outdoorów” było dostarczenie uczestnikowi dóbr, które na co dzień dostępne nie były (szynka, dobry alkohol). U części organizatorów pozostało takie rozumienie i u części uczestników pewnie też. Jeśli takie cele organizatorów i uczestników imprezy są koherentne, to wszystko OK, lecz jeśli zamierzenia aktorów dramatu rozmijają się, wtedy powstaje konflikt trudny do pogodzenia. Organizator (np. dyrektor zasobów ludzkich) myśli o rozwijaniu nowych umiejętności, integracji źle współpracujących działów, budowaniu motywacji przed wprowadzeniem zmian w firmie. Tymczasem uczestnik już planuje, jak to się fajnie rozerwie, odpocznie od współmałżonka, naje i napije dobrodziejstw za „firmowe”. Potem program realizują tylko trenerzy, uczestnicy dogorywają po upojnej nocy, a dyrektor finansowy zastanawia się, dlaczego ma tyle płacić za zabawę pracowników („Czy to musi tyle kosztować?”)

No właśnie. Czy warto wydawać pieniądze na takie „zabawy”? Po co czołgać ludzi po lesie, pchać na liny rozwieszone na drzewach, ciorać po jaskiniach? Co to jest właściwie? No bo chyba nie szkolenie. Czego uczy np. strzelanie do siebie kulkami z farbą, albo jeżdżenie quadem po bezdrożach. Kosztuje to wszystko nieraz tyle, co miesięczne wynagrodzenie kilku pracowników, więc może inaczej, bardziej praktycznie wydać te pieniądze? Jeśli rzeczywiście przed podjęciem decyzji dobrze nie zastanowimy się, jaki ma być cel planowanego outdooru, co chcemy przez niego osiągnąć? Jeśli nie dopasujemy do naszych potrzeb odpowiedniego programu, i co ważne, nie wybierzemy kompetentnych osób do jego realizacji, to lepiej wydajmy te pieniądze na nowe biurka, komputery lub pracowników czasowych na zastępstwa urlopowe. Inaczej w dużej części zmarnujemy je.

Jakie więc cele, bo przecież nie wszystkie, pomoże nam zrealizować program outdoor? W zależności od doboru konkretnych ćwiczeń i gier, poziomu podsumowań i poruszanej tematyki, szkolenia outdoor mogą realizować następujące cele:

• zbudowanie nowego zespołu,
• usprawnienie pracy istniejącego zespołu,
• rozwój jednej wybranej umiejętności (np. komunikacji, przywództwa),
• zdefiniowanie ról zespołowych (często przy nowych zespołach w fazie „docierania się”),
• integracja całej firmy,
• poprawa komunikacji i współpracy poziomej,
• zintegrowanie zespołu powstałego z dwóch innych (np. po fuzji, reorganizacji),
• utrzymanie motywacji zespołu w momentach zmian i kryzysów,
• reintegracji zespołu „zmęczonego” zbyt długą współpracą,
• scalanie zespołów wielokulturowych (np. w firmach międzynarodowych),
• budowanie relacji z klientami,
• rekreacja i motywacja (wyjazdy nagrodowe).

To długa, ale zapewne niepełna jeszcze lista możliwych celów, w osiągnięciu których pomocne będą zajęcia outdoor. Jeśli potrafimy poprawnie nasz cel zdefiniować, to następny krok powinien dotyczyć dopasowania programu outdooru do celów, które chcemy zrealizować. Pamiętam, jak jedna z firm, jako nagrodę w konkursie kwartalnym dla swoich pracowników - najlepszych sprzedawców ufundowała tygodniowy pobyt w Bibione (bez osób towarzyszących!). Efektem tego pomysłu było to, że prawie wszyscy nagrodzeni poprosili o wymianę nagrody na ekwiwalent pieniężny. Efekt długoterminowy dla firmy był taki, że przy następnych konkursach trzeba było szukać naprawdę silnych bodźców, aby zachęcić pracowników do rywalizacji.

Innym „trafnym inaczej” przykładem było zaproszenie przez jedną z firm swoich kluczowych klientów na przygodę typu „ekstremalny survival” w Chorwacji. Miejsce, owszem, fantastyczne, ale organizatorzy nietrafnie dobrali skalę trudności do grupy oraz niezbyt dokładnie poinformowali uczestników o tym, co ich czeka, a wiadomo z czym się najczęściej Chorwacja kojarzy. Możemy sobie wyobrazić zażywną panią prezes pewnej spółdzielni wypychającą samochód terenowy z błota, śpiącą w namiocie z robalami i człapiącą w wodzie po kolana w ciemnym kanionie... Skończyło się na łzach i cierpieniu części uczestników, frustracji organizatorów i dodatkowych kosztach przeznaczonych na zatuszowanie nieporozumienia.

Jak zatem planować? Bazując na zaproponowanej wcześniej liście celów możemy dokonać podziału programów outdoor na edukacyjne, czyli takie, w których chcemy rozwinąć konkretne umiejętności, motywacyjne - nastawione na podniesienie motywacji, lojalności wobec pracodawcy, integracyjne - nastawione na budowanie woli współpracy w zespołach i rozumienia efektywnej pracy zespołowej oraz wyjazdy nagrodowe, określane częściej jako wyjazdy incentive. Jeśli więc naszym celem będzie usprawnienie pracy słabo funkcjonującego w firmie zespołu, albo zintegrowanie zespołu powstałego z dwóch innych, najszybciej efekt osiągniemy wybierając szkolenie nastawione na integrację z elementami edukacyjnymi. Program takiego szkolenia powinien zawierać listę zadań do realizacji zespołowej. Zadania muszą być tak zaplanowane, by niejako zmuszały do wspólnego ich wykonywania. W tym przypadku im trudniejsze i bardziej niebezpieczne (z punktu widzenia uczestników) będą zadania, tym szybciej uzyskamy pożądany efekt synergii. Oczywiście należy być ostrożnym i nie przekroczyć bariery możliwości uczestników w wykonaniu poszczególnych zadań. Bardziej chodzi w tym przypadku o barierę strachu niż możliwości fizycznych, bo o ile tę drugą łatwiej oszacować, o tyle pierwsza jest bardzo różna dla poszczególnych osób i może być źródłem ogromnych frustracji, a nawet rozpadu zespołu w miejsce jego integracji.

Moje doświadczenie przewodnika tatrzańskiego szczególnie uwrażliwiło mnie na tę sferę ludzkich słabości i nieraz musiałem zmieniać marszrutę dla całej grupy z powodu lęków jednego uczestnika przed bardziej przepaścistym miejscem. Dobrze jest wcześniej przed szkoleniem o charakterze ekstremalnym zrobić wywiad (np. w formie ankiety) z potencjalnymi uczestnikami, by poznać ich mocne strony i słabości. Po wykonaniu każdego zadania lub po zakończonym dniu, koniecznie trzeba znaleźć czas na sesję podsumowującą z trenerem. Tylko wtedy możemy liczyć na utrwalenie zdobytych doświadczeń i przeniesienie ich do codzienności zawodowej.

Outdoor ekstremalny niesie ze sobą sporo zagrożeń i trudności organizacyjnych, a co z tym się wiąże- nie może być tani. Czy zatem warto wybierać taką formę? Może lepiej zorganizować cykl szkoleniowy nastawiony na rozwijanie umiejętności pracy zespołowej w czasie szkoleń stacjonarnych? Aby odpowiedzieć na to pytanie należy odwołać się do badań nad kształceniem się dorosłych, w czasie których udowodniono, że najefektywniej uczymy się przez doświadczenie. Takie doświadczenie wzmocnione przez emocje, przezwyciężanie lęków i słabości, satysfakcję z osiągnięcia trudnego celu, dociera szybciej do świadomości uczestników i zapada głębiej w pamięci. Jeśli do tego, po zakończeniu zadań, wsparte jest moderowaną przez trenera prowadzącego dyskusją omawiającą słabe i mocne strony zespołu (co pomagało, a co przeszkadzało w osiąganiu celów), to możemy spodziewać się, że w ciągu dwóch dni osiągniemy lepszy efekt niż w ciągu trzy razy dłuższego cyklu szkoleniowego.

Ilustracją może być jedno z prowadzonych przeze mnie wiosną szkoleń outdoor, gdzie uczestnikami byli pracownicy jednej z dużych sieci handlowych. Problemem była współpraca „starych” kierowników działów i „nowych” – awansowanych lub nowo przyjętych do pracy. Ci bardziej doświadczeni nie bardzo potrafili dostrzec w pozostałych ich zalety, z góry zakładając, że umieją niewiele i niczego w związku z tym nie można się po nich spodziewać. W czasie 2-dniowych zajęć outdoor, już na początku pierwszego dnia zauważyłem, że „starzy” przy realizacji zadań podejmują decyzje w swoim gronie bez konsultacji z pozostałą częścią grupy. Niestety skończyło się to pobłądzeniem w lesie pomimo słusznych propozycji młodszego pracownika. Z czasem grupa „starych” coraz bardziej przekonywała się, że nie ma „patentu na wiedzę”, bo w tej nowej sytuacji ich doświadczenia są takie same, więc zdanie każdego członka zespołu jest ważne i może być kluczowe do osiągnięcia wspólnego celu. Drugi dzień zajęć zaczął się już zupełnie inaczej i uczestnicy wyjechali ze szkolenia z silną świadomością jedności i woli współpracy na co dzień.

Co robić w sytuacji, kiedy naszym celem są najważniejsi klienci? Kiedy chcemy wzmocnić ich lojalność i nagrodzić ich za dotychczasową współpracę? Impreza typu wyjazd incentive będzie bardzo dobrym środkiem do osiągnięcia tego celu. W tym przypadku jednak należy raczej zrezygnować z elementów edukacji, za to mocno uwzględnić w programie cały szereg atrakcji dla uczestników, których normalnie nie otrzymaliby na wyjeździe organizowanym przez biuro podróży sprzedające wczasy czy wycieczki objazdowe.

Zapraszani uczestnicy należą raczej do osób niebiednych (skoro są naszymi kluczowymi klientami) i zapewne stać ich na zakup wypasionych wczasów w Egipcie czy na Malediwach. Nasz program musi być wyjątkowy (ale nie męczący), jeśli chcemy, by uczestnicy nas dobrze zapamiętali. Dobrym przykładem może być zorganizowany kilka lat temu przez jedną z firm FMCG wyjazd incentive dla szefów lokalnych sieci dystrybucyjnych do Maroka. W ofercie biur turystycznych dostępne jest jedynie plażowanie w Agadir lub, co najwyżej, wycieczka objazdowa p.t. „Cesarskie Miasta”. Tymczasem Maroko oferuje znacznie więcej, co skrzętnie wykorzystali organizatorzy. W programie obok dwudniowego pobytu na plaży i zwiedzania Casablanki, Meknes i Fezu przewidziano dodatkowo kąpiel w magicznych wodospadach Uzud, kręcenie „filmu” w naturalnych plenerach kasby Ait-Benhaddu, dwudniowy trekking „wielbłądzi” na Erg saharyjski z noclegiem w bereryjskich namiotach i wreszcie wyprawa samochodami 4x4 bezdrożami Antyatlasu. Wszystko emocjonujące, zapadające głęboko w pamięci, ale bezpieczne i niewyczerpujące. Wielu uczestników do dziś, gdy ich spotykam, wspomina tę wyprawę jako przygodę życia. W takim lub podobnym projekcie warto zawrzeć też elementy integracji (czyli jakieś ekscytujące prace do wykonania w zespołach) nie po to, by integrować klientów między sobą i dać im szanse, by sobie uzgodnili, jak wycisnąć od nas większe rabaty na następny sezon, ale po to, by po wprowadzeniu do zespołów naszych pracowników (np. przedstawicieli regionalnych), uzyskać efekt poprawy relacji i współpracy pomiędzy nami a naszymi klientami. Dla organizatora to też możliwość upieczenia dwóch pieczeni na jednym ogniu: jednocześnie budujemy lojalność klientów i pracowników oraz nagradzamy najlepszych, a przy okazji wpływamy na poprawę naszej sprzedaży na następne miesiące. I tu dyrektor finansowy powinien powiedzieć: „Taaa, trzy korzyści, jeden budżet. To mi się podoba ...!”

Jarosław Figiel
Doświadczony menedżer, pracował przez kilkanaście lat w międzynarodowych korporacjach na stanowiskach związanych z zarządzaniem sprzedażą i dystrybucją. Trener zarządzania często prowadzący zajęcia w formie outdoor. Przewodnik górski, lider wypraw egzotycznych, ski- alpinista. Właściciel biura turystyki aktywnej „Exploruj.pl”