Eko-trendy w imprezach firmowych

Autor: Monika Kruszewicz Właścicielka firmy PRimaveraPR &Events, założycielka Event Managers Club i Stowarzyszenia Branży Eventowej Tekst udostępniony przez autorkę

Ekologia wkroczyła w ostatnim czasie w wiele sfer naszego życia, a także biznesu. Zdrowy styl życia, naturalna żywność, ubrania z naturalnych materiałów jak len czy konopie stają się modne i coraz częściej poszukiwane. Ekologia wkroczyła również w sferę organizacji spotkań i imprez firmowych. Dbałość o ochronę środowiska oraz działania zgodnie ze społeczną odpowiedzialnością biznesu (Corporate Social Responsibility, CSR) stają się aktualnie nadrzędne w prowadzeniu wielu przedsiębiorstw.

Dla firmy organizującej "green event" jest to doskonała okazja do tego, aby zrobić coś dla ochrony środowiska, a także budować swój wizerunek jako firmy proekologicznej.

Co właściwie oznacza "green event" i na czym polega jego organizacja? Pojęcie "green event" jest w Polsce stosunkowo nowe i jeszcze mało popularne. "Green event" (zielony event) to nic innego jak impreza dla pracowników czy klientów firmy organizowana zgodnie z zasadami ochrony środowiska, społeczną odpowiedzialnością biznesu (Corporate Social Responsibility, CSR) oraz propagująca proekologiczne zachowania.

Green events na świecie

Za granicą ten rodzaj eventów jest bardzo popularny i rozwija się bardzo szybko. Dobrych przykładów można szukać m.in. w Wielkiej Brytanii. Organizacja British Standards Institution opracowała standard BS 8901, który dostarcza wskazówek w formie praktycznych informacji, które mają na celu pomóc w zarządzaniu ekologicznym, finansowym oraz społecznym ryzykiem organizacji eventów. Dlatego na każdym przedstawicielu branży spoczywa obowiązek stosowania i upowszechniania rozwiązań idących w kierunku zrównoważonego rozwoju branży.

Założenia standardu BS 8901 , określające zasady organizacji zielonych eventów:

• redukcja emisji dwutlenku węgla i odpadów, poprawa wydajności zasobów,
• prezentacja możliwości bardziej efektywnego planowania eventów i ponownego wykorzystania sprzętu i infrastruktury,
• zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko naturalne tj. wykorzystanie węgla, gospodarka odpadami oraz wpływ na bioróżnorodność,
• stworzenie korzystnych warunków ekonomicznych tj. wsparcie lokalnych inwestycji oraz tworzenie długoterminowego planu rozwoju.

Jednym z propagatorów takich działań są organizatorzy targów turystyki biznesowej Imex we Frankfurcie, którzy podczas ostatniej edycji wydarzenia skorzystali z prądu wyprodukowanego przez lokalną hydroelektrownię, a w przyszłym roku zapewnią taką możliwość również wystawcom. Dobry przykład dał też były wiceprezydent USA Al Gore, który zamiast produkować tony spalin lecąc na jedną z konferencji tematycznych pojawił się na niej jako hologram.

Zielone imprezy w Polsce

O ile za granicą ekologiczne eventy doszukały się już definicji i ścisłych zasad, o tyle w naszym kraju jest jeszcze niewiele firm, które specjalizują się w organizacji tego typu eventów. Jedną z firm z Polski jest PRimavera PR&Events, która opracowała własne zasady organizacji "green eventów" czerpiąc wzór z praktyk zagranicznych.

Zasady organizacji "Green Eventów" według firmy PRimavera PR&Events

• organizowane w hotelach dbających o ochronę środowiska,
• zdrowe, naturalne jedzenie oparte na naturalnych składnikach i lokalnych produktach,
• obcowanie z przyrodą , lokalną społecznością , tradycja i kulturą bez naruszania jej naturalnej równowagi,
• dbałość o społeczność lokalną,
• dbałość o własny rozwój duchowy i fizyczny oraz zachowanie harmonii z naturą,
• ograniczenie zużycia papieru i tworzyw sztucznych,
• jak najmniejsza produkcja śmieci przed, w czasie i po evencie,
• wykorzystanie ekologicznych produktów podczas eventów tj. naczynia z otrąb czy papier wytwarzany z makulatury,
• organizacja imprez niedaleko siedziby firmy, co zmniejsza emisję spalin,
• oddziaływanie na zmysły przez użycie zapachów roślin i muzyki przywołującej odgłosy przyrody,
• wykorzystanie nowoczesnych, ekologicznych technologii,
• eventy on-line.

Elementy i atrakcje ekologicznego eventu

Zgodnie z zasadami "green eventy" powinny odbywać się w obiektach prowadzących politykę proekologiczną. W Polsce jest coraz więcej takich miejsc. Można tu wymienić m.in.:

• Hotel Ossa Congress&Spa **** w którym zastosowane są rozwiązania proekologiczne m.in. system Best Available Technology, co oznacza rozwiązania najmniej szkodliwe dla środowiska m.in. wykorzystanie kolektorów słonecznych,
• Best Western Hotel Żubrówka **** w Białowieży, który został wykonany z tradycyjnych i ekologicznych materiałów jak kamień, cegła i drewno. Hotel położony jest z dala od zgiełku głównych traktów zapewnia gościom komfort i umożliwia pełny kontakt z nieskazitelną przyrodą. Położony u progu Białowieskiego Parku Narodowego stanowi enklawę ciszy i spokoju zapewniając komfortowe warunki pracy i wypoczynku.

"Green eventy" to też zdrowe i naturalne jedzenie czyli oparty na ekologicznych, naturalnych, regionalnych i sezonowych produktach. Posiłki powinny być podawane w ekologicznych naczyniach tj. na biodegradowalnych talerzach wykonanych z żywic kukurydzy lub otrębów pszennych. Dbałość o środowisko to również jak najmniejsze zużycie papieru. Dlatego też podczas spotkań i eventów stosowane są rozwiązania, które minimalizują zużycie papieru. Zamiast drukować obszerne materiały na konferencję, informacje rozdawane są na pendrive-ach lub płytach CD. Jedyny dopuszczalny wyrób z papieru to "zielone torby", najlepiej z papieru wykonanego z makulatury. Eventy ekologiczne wiążą się również z wykorzystaniem najnowszych technologii. Są to konferencje on-line, gdzie uczestnicy zdalnie mogą uczestniczyć w wydarzeniu czy zastosowanie hologramów 3D. Mówca czy prelegent na konferencji może być wyświetlony na ekranie w naturalnej wielkości. To pozwala oszczędzić czas i zmniejszyć ilość spalin, które mogły by powstać gdyby uczestnicy chcieli dojechać na odległą konferencję.

Zmniejszenie zużycia papieru zapewnia również tworzenie stron internetowych na potrzeby eventu, gdzie uczestnicy mogą znaleźć informacje o nim, dokonać rejestracji on-line oraz pobrać prezentacje. Na eventach zostaje często dużo jedzenia lub innych rzeczy, które z powodzeniem można oddać do domów dziecka.

Atrakcją "green eventu" mogą być takie elementy, które podkreślają proekologiczny charakter wydarzenia czy strategię firmy.

Doskonałym sposobem na podkreślenie działań ekologicznych oraz integrację grupy mogą być m.in. recyklingowe warsztaty muzyczne. Grupa pod wodzą doświadczonych muzyków gra bowiem niecodziennych instrumentach, bo wykonanych z odpadów, przeznaczonych do recyklingu: plastikowych beczek, puszek po farbie, aluminiowych rur, czy zużytych drukarek i faksów. Uczestnicy przekonują się, że w ciągu półtoragodzinnego "eko-warsztatu" z pozoru nieestetycznych i "martwych" przedmiotów można wydobyć niepowtarzalne dźwięki i zagrać wspólnie ciekawy utwór. Już po kilku chwilach grupa uświadomi sobie, że basy można uzyskać ze starych banerów reklamowych, a z metalowych rur można wydobyć dźwięki podobne do tych z trójkąta muzycznego. Inny ekologiczny sposób na integrację grupy to warsztaty kuchni ekologicznej . Ten wyjątkowy warsztat jest okazją do poznania zdrowej, ekologicznej kuchni. Z przygotowanych, naturalnych produktów pod okiem wykwalifikowanego kucharza uczestnicy nauczą się jak smacznie, zdrowo i z pomysłem przygotować i podać dania.

Praca w grupach, gdzie każdy będzie miał swoje zadanie wpłynie na lepszą komunikację wśród uczestników. Oprócz integracji i dobrej zabawy będzie to prawdziwa uczta dla zmysłów.

Można też zorganizować warsztaty budowania domów z gliny – przyjaznego dla człowieka i środowiska może okazać się doskonałym sposobem na zdobycie praktycznej wiedzy oraz na lepsze poznanie się w grupie i integrację. Budowanie z naturalnych materiałów może być też sposobem na świadome gospodarowanie zasobami Ziemi. Domy tego typu nie powodują wycinki lasów czy zanieczyszczenia, co więcej nie zużywają zbyt wiele energii przez cały okres użytkowania: w czasie budowy, zamieszkiwania i recyklingu po tym okresie. Przed rozpoczęciem wykwalifikowany ekspert od budowy domów z gliny przybliży teorię budowy domów oraz rozdzieli zadania uczestnikom. Z przygotowanego wcześniej, całkowicie naturalnego budulca czyli m.in. gliny, słomy, drewna i kamienia polnego oraz przy pomocy odpowiednich narzędzi grupa będzie budować lub wykańczać dom.

Prace nie są trudne, a mogą być oprócz integracji sposobem na ekspresję twórczą przy użyciu prostych narzędzi. Możliwość ręcznego kształtowania powierzchni, czy wnęki czy malowanie ścian może być dla wielu osób ciekawym doświadczeniem estetycznym i artystycznym.

Uatrakcyjnieniem ekologicznego eventu może być pokaz "Eko-mody". Mogą być to zarówno ubrania stworzone z tego co dała nam przyroda czyli liście, gałązki, trawa czy zboże lub stroje produkowane z organicznych materiałów jak len, konopie, bambus, ramia czy wręcz tworzone z przedmiotów przeznaczonych do recyklingu jak butelki, stare plandeki czy banery.

Modelki w eko-strojach z pewnością przykują uwagę gości, a informacje o eko-strojach mogą okazać się ciekawostką dla uczestników spotkania. Jeszcze inna atrakcja to eko-plener malarski. Pod okiem artysty-malarza uczestnicy mogą malować pejzaże inspirowane otaczającą przyrodą. Mogą to być prace indywidualne lub tworzenie jednego, wspólnego obrazu. Obcowanie z naturą i ze sztuką z pewnością pozwoli się zrelaksować i na jakiś czas zapomnieć o pracy, a wspólne malowanie zapewni integrację grupy. Po zakończeniu eventu można zorganizować aukcję i zlicytować obrazy, a zebrane pieniądze przeznaczyć na cele charytatywne np. dla domu dziecka.

Wymierne korzyści z "green eventów"

Korzyści z organizacji "green eventów" jest wiele. Z tego względu, że jest to nowy rodzaj eventu już samo wydarzenie może okazać się bardzo atrakcyjne dla uczestników, ponieważ nigdy wcześniej nie uczestniczyli w czymś takim. W konsekwencji działania proekologiczne w tym organizacja "green eventów" mogą przynieść firmie korzyści, które przełożą się na efekty biznesowe.

Korzyści dla firmy wynikające z organizacji "green eventów"

• budowanie pozytywnego wizerunku firmy,
• uwiarygodnienie misji firmy w oczach klientów,
• pozyskanie (utrwalenie) zaufania i lojalności obecnych i potencjalnych klientów,
• pozyskanie przychylności społeczności lokalnej,
• zwiększenie zainteresowania inwestorów,
• wzrost zadowolenia i satysfakcji pracowników,
• wzrost identyfikacji pracowników z firmą oraz zwiększenie ich lojalności.

Monika Kruszewicz
Od ok. 10 lat związana jest z branżą eventową i turystyczną. Pracowała m.in. przy organizacji targów i konferencji w firmie KDK Info, następnie jako organizator wyjazdów inventive w firmie InDreams. Od 2008 r prowadzi własną firmę, PRimavera PR&events, specjalizującą się w organizacji "green eventów" i tworzeniu "zielonego PR-u". Jest również twórcą Event Managers Club i Stowarzyszenia Branży Eventowej.