Zrównoważony rozwój w organizacji spotkań

Autor: Rafał Mroczek Tekst opublikowany w portalu EventSpace (21.12.2009) Pierwotnie w: "Przemysł i środowisko" nr 1(10)/2009

W 2007r. BSI wprowadziło normę BS8901 dla Systemu odpowiedniego zarządzania wydarzeniami organizacyjnymi. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie tej normy oraz pomoc osobom planującym tego typu wydarzenia w osiągnięciu ich celów.

Dla wielu menedżerów niczym nowym nie będą Normy Brytyjskie oraz Normy Międzynarodowe ani podejście na zasadzie Cyklu Deminga (Plan – Do – Check – Act, czyli Zaplanuj – Wykonaj – Sprawdź – Zastosuj) w czasie procesu, wdrażania i monitorowania. Aczkolwiek dla osób zarządzających wydarzeniami, takimi jak wszelkiego rodzaju spotkania, konferencje itp czyli event menedżerów, struktura Norm Brytyjskich może nie być jasna.

British Standards Institution (BSI) – Brytyjski Instytut Normalizacji uznawany jest za wiodącą organizację w zakresie normalizacji i certyfikacji, doceniany na całym świecie za niezależność, uczciwość i innowacje w tworzeniu standardów, a także organizacji szkoleń i upowszechnianiu informacji, promujących najlepsze praktyki. BSI pełnił kluczową rolę w tworzeniu, rozwoju i promocji wielu uznanych norm, jak BS EN ISO14001 dla Systemu Zarządzania Środowiskiem, ISO9001 dla Systemu Zarządzania Jakością, a teraz BS8901 dla Zarządzania Wydarzeniami (Event Management).

Zarządzanie spotkaniami (Event Management) jest zyskującym na znaczeniu sektorem komunikacji marketingowej. Jest to forma komunikacji poprzez wydarzenie. W tych ramach można wymienić:

• konferencje prasowe,
• konferencje i spotkania korporacyjne,
• uroczyste otwarcia,
• imprezy okolicznościowe promujące wizerunek organizacji,
• imprezy masowe,
• wyjazdy integracyjne i szkolenia dla firm,
• uroczyste gale.

Podczas rozwoju normy BS8901, zarząd techniczny konsultował się z wieloma uczestnikami, by upewnić się, że kluczowe sprawy dot. zrównoważonego rozwoju zostaną uwzględnione w normie. Przewodniczącym projektu BSI jest Fiona Pelham, prezes zarządu Organise This i założycielka organizacji non-profit Positive Impact. Fiona Pelham posiada duże doświadczenie w organizacji, planowaniu i prowadzeniu imprez organizacyjnych w sposób odpowiedzialny środowiskowo i zaangażowany społecznie. W 2007r. Pani Fiona założyła Sustainable Events Ltd., by ułatwić osobom zarządzającym spotkaniami zapoznanie się z nową normą poprzez dostarczenie im odpowiednich narzędzi online. Firma Positive Impact zaś organizuje warsztaty i kampanie uświadamiające każdego, kto jest zaangażowany w planowanie i prowadzenie imprez organizacyjnych, które powinny uwzględniać aspekty społeczne, etyczne i kryteria środowiskowe.

W uznaniu zasług dla pionierskiej pracy na rzecz zrównoważonego rozwoju, organizację uhonorowano złotym medalem - nagrodą Manchester City Council Gold Environment Award, a w 2008r. Sustainable Events Ltd. zostało uznane przez North West Business and Environment Awards.

Dlaczego zarządzanie wydarzeniami miałoby uwzględniać zrównoważony rozwój? W jaki sposób BS8901 może pomóc menedżerom spotkań w planowaniu i organizacji bardziej świadomych społecznie i środowiskowo imprez organizacyjnych? Wg p. Fiony Pelham wiele decyzji podczas planowania takiego wydarzenia jest podejmowanych nie tylko przez menedżerów, ale również pozostałe strony uczestniczące w organizacji imprezy (jak firmy dostawcze, obsługujące gości czy udostępniające miejsce dla danej imprezy). Takie decyzje mogą mieć duży wpływ na ekonomię, środowisko i społeczność. Przeanalizowanie tego wpływu, zmierzenie i złagodzenie jego negatywnego wpływu na środowisko jest najlepszą praktyką dla wydarzenia organizacyjnego w relacji do zrównoważonego rozwoju.

Norma BS8901 może być wyjaśniona na zasadzie 3 etapów: planowanie, implementacja i ocena.

Etap 1. Planowanie

• ustanowienie osoby odpowiedzialnej za działania związane ze zrównoważonym rozwojem (tzw. Sustainability Champion),
• identyfikacja spraw dotyczących środowiska, ekonomii i społeczności, kluczowych dla danego wydarzenia,
• stworzenie polityki zrównoważonego rozwoju dla wydarzenia, w szczególności zawierającej cele danej imprezy,
• identyfikacja i nawiązanie kontaktu z kluczowymi uczestnikami.

Etap 2. Implementacja

• zarządzanie łańcuchem dostaw,
• rozdysponowanie ról wśród uczestników organizacyjnej części wydarzenia,
• umiejętne gospodarowanie zasobami w celu osiągnięcia zamierzonych celów imprezy,
• bieżąca kontrola działań i błyskawiczne reagowanie.

Etap 3. Ocena

• ocena spełnienia zamierzonych celów imprezy organizacyjnej,
• analiza przebiegu imprezy oraz odnotowanie wąskich gardeł i nieprzewidzianych trudności.

Po ocenie lub audycie niezależnej jednostki certyfikującej, stosujący normę BS8901 mogą wystąpić o samo-certyfikację lub uzyskać ją od strony trzeciej.

Studium wykonalności - Implementacja normy BS8901

Meeting Professionals International (MPI) to dynamiczne, globalne stowarzyszenie, zrzeszające ponad 23 tysiące ekspertów w dziedzinie spotkań i imprez organizacyjnych. Na konferencji „European Meetings & Events Conference”, której głównym tematem był zrównoważony rozwój, wzięło udział 750 delegatów.

MPI rozumiało, że konferencja ma zarówno pozytywny, jak i negatywny wpływ na środowisko, gospodarkę i lokalną społeczność. Organizację konferencji związanej z poszanowaniem zrównoważonego rozwoju został sfinansowany dzięki Fundacji MPI oraz sponsoringowi.

Etap 1.
Cele konferencji z punktu widzenia zrównoważonego rozwoju były następujące:

• podnieść świadomość brytyjskich organizatorów spotkań i imprez odnośnie zrównoważonego rozwoju, ułatwić edukację,
• ustalić standard (punkt odniesienia) i zmierzyć poziom wpływu konferencji na okoliczne środowisko, gospodarkę i społeczność,
• otrzymać certyfikację według normy BS8901 dla systemu odpowiedniego zarządzania wydarzeniami organizacyjnymi.

Udział uczestników konferencji MPI polegał m.in. na emailach, telefonach i telekonferencjach, a także na wizytach na terenie, gdzie miało odbywać się to wydarzenie. Mimo iż każdy uczestnik był indywidualnie uświadomiony co do celów konferencji odnośnie zrównoważonego rozwoju, najbardziej efektywną metodą komunikacji i edukacji była seria warsztatów szkoleniowych. Uczestnicy, którzy wzięli udział w warsztatach Positive Impact (Pozytywne Oddziaływanie), odznaczali się dalece większym zrozumieniem problemu i sposobów redukcji negatywnego wpływu różnych działań na otoczenie, niż ci, którzy swą wiedzę w tym zakresie czerpali tylko z innych źródeł. Warsztaty Positive Impact poruszały takie tematy, jak odpady, energia, transport, żywność, certyfikacja praz udział lokalnej społeczności. MPI mogło pochwalić się też spuścizną w postaci wyedukowanych w temacie zrównoważonego rozwoju dostawców, którzy również brali udział w warsztatach.

Etap 2.
Wdrożenie normy BS8901 na konferencji wymagało zaangażowania Prezydenta i Prezesa Zarządu – Bruce’a Macmillana, którego zadaniem "MPI odbywa podróż w kierunku zrównoważonego rozwoju. Chcemy podzielić się naszym doświadczeniem z innymi, by móc uczyć się od każdego. A spełnienie wymagań normy BS8901, powinna być naturalnym uzupełnieniem dla naszych działań w kierunku osiągnięcia założonych celów".

W ramach Etapu 2. zespół ochotników wykonał szereg pomiarów na terenie konferencji MPI. Odbyli oni wcześniej szkolenie, na którym dowiedzieli się, w jaki sposób mierzyć kluczowe wskaźniki dla zachowania równowagi środowiskowej w okolicy. Dzięki narzędziom online od Sustainable Events Ltd., MPI mogło odnotować następujące parametry:

Norma BS8901 nie precyzuje, które konkretnie wskaźniki monitorować, jako że każda tego typu impreza, miejsce jej odbycia i łańcuch dostaw mogą się różnić. Dla konkretnych przypadków będą odpowiednie wartości pomiaru.

Ocena Etapu 2. odbyła się na terenie konferencji, poprzez serię wywiadów z uczestnikami, przeprowadzonych przez jednostkę certyfikującą.

Etap 3.
Zmierzenie wpływu konferencji MPI na lokalne środowisko, gospodarkę i społeczność miało na celu zachęcenie uczestników do kontrolowania i minimalizowania jego negatywnych elementów tak dziś, jak i w przyszłości. Etap 3. zademonstrował też, jak zdobyte doświadczenie zostanie przeanalizowane i efektywnie zaimplementowane w organizacji, tworząc nowe cele i pomagając w ciągłych ulepszeniach pracy na rzecz zrównoważonego rozwoju.

Co norma BS8901 dała firmie MPI?

Wdrożenie normy 8901 odzwierciedla całkowicie nowy sposób myślenia o zrównoważonym rozwoju dla sektora zarządzania wydarzeniami (organizacją imprez). O dużym uznaniu dla tej normy świadczyć może jej droga w stronę ISO - uzyskanie statusu międzynarodowego jest na wyciągnięcie ręki. Wielka Brytania ma w związku z tym dużą szansę uzyskać wiodącą rolę na świecie w organizacji wydarzeń masowych świadomych społecznie, środowiskowo i ekonomicznie.

Jest więcej niż prawdopodobne, iż w niedługim czasie certyfikacja według normy BS 8901 będzie stanowiła dużą konkurencyjną przewagę, jako że uczestnicy imprez, klienci, delegaci i kluczowi udziałowcy zaczynają być świadomi potrzeby dbania o środowisko i otoczenie. Będą więc wybierać współpracę z firmami, które zaadoptowały tę nową normę.

Artykuł został opublikowany w kwartalniku "Przemysł i środowisko" na podstawie artykułu autorstwa Becky Toal, MD of Crowberry Consulting Ltd.