Każdy zna się na imprezach

Autor: Ksawery Sroka event manager, trener biznesu, redaktor portalu www.INTEGRACJA.INFO.pl Rozszerzona wersja tekstu opublikowanego w MICE Poland (10/2009)

Przetarg publiczny na zakup komputerów nie obejdzie się bez eksperta, którym zwykle jest urzędowy informatyk. W przypadku wielu towarów czy usług, zatrudnia się eksperta, żeby dobrze wydać pieniądze z publicznej kasy. Ale kiedy sprawa dotyczy eventów, to – nawet jeśli cena sięga kilkudziesięciu tysięcy złotych – o żadnych konsultacjach zwykle nie ma mowy.

Jednym z projektów, nad którym teraz pracuję, jest realizacja cyklu imprez sportowo-rekreacyjnych na zlecenie samorządu, więc – niejako przy okazji bieżących zadań – mogę pokusić się o kilka refleksji na temat praktyk w zamówieniach publicznych na eventy. Nie jest to mój pierwszy przetarg dotyczący szeroko rozumianych eventów, gdyż pracując w tej branży od kilku lat, a przedtem także w administracji wielokrotnie brałem udział w postępowaniach zarówno jako oferent, jak i zamawiający. Miałem okazję przyjrzeć się praktykom przetargowym z poziomu osób bezpośrednio przygotowujących opis przedmiotu zamówienia i oceniających oferty, by po kilku latach zamienić się stronami startując w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

Dla potrzeb tego artykułu dobrze byłoby skonstruować mini-definicję tego, co rozumiem pod pojęciem „przetarg eventowy”. To bardzo szeroka kategoria zawierająca tak różne eventy jak piknik sportowo-rekreacyjny, elegancki bankiet z występem artystycznym, dni gmin z koncertami czy wycieczka zagraniczna dla urzędników lub konferencja. Jak widać rozrzut tematyczny jest spory, podobnie rozrzut cenowy, jednak praktyki przetargowe są zadziwiająco podobne. I to nie dlatego, że realizowane są standardowym torem, lecz dokładnie odwrotnie.

Zanim jednak przejdę do „problemów” warto byłoby zacząć od „stanu idealnego” czyli jak powinien wyglądać przetarg na event. Ogłoszenie o przetargu określa przedmiot zamówienia i warunki formalne. Czas na przygotowanie oferty to także czas na zgłaszanie zapytań do zamawiającego. Złożenie ofert to rozpoczęcie formalnej i merytorycznej oceny ofert. Zamawiający wybiera według wskazanych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) kryteriów najkorzystniejszą ofertę i ogłasza wynik przetargu. Odtąd oferenci mają czas na zgłaszanie swoich protestów. Po upływie tego czasu podpisywana jest umowa i zamówienie trafia do realizacji. Tak wygląda model. Ale praktyka wskazuje na problemy niemal na każdym etapie przygotowania oferty

Gdzie te eventy?

Pierwszym etapem pracy nad zamówieniem publicznym jest zapoznanie się z dokumentacją. I tu pojawia się problem jakim jest brak wiedzy o tym, że dane zamówienie publiczne w ogóle istnieje. Podstawową formą udzielania zamówień publicznych jest przetarg nieograniczony. Zamawiający uciekają od takich przetargów wykorzystując jak tylko się uda wyjątki od tej zasady. Najczęstszym sposobem jest podzielenie zamówienia na części. Przykładowo Dni Gminy, na których organizowany jest koncert znanego wykonawcy, występy taneczne i koncert dla dzieci osiągnąć mogą cenę nawet 100.000 złotych. Jednak odpowiednia klasyfikacja prawna jest kluczem do obejścia Ustawy o zamówieniach publicznych. Koncerty i występy załatwiane są osobno, a urządzenia techniczne zamawiane są w trybie zapytania o cenę.

Powstaje jednak pytanie w jaki sposób zrealizowano zapytanie o cenę. Zwykle regulują to oficjalne procedury wewnętrzne nakazujące wysłanie zapytania do określonej liczby firm z branży. Kwestią otwartą jest czy zamawiający ma odpowiednie zasoby profesjonalne, żeby takiego rozpoznania dokonać. Słowem: czy zaproszone do rozmów zostaną firmy z pierwszej strony w Google'u czy firma kolegi Andrzeja. Tak czy inaczej pozostaje wrażenie, że takie praktyki umożliwiają znaczną dowolność, choć są zgodne z literą prawa. W efekcie znaczna część zamówień udzielana jest w trybie z wolnej ręki i nigdy nie trafia do wiadomości branży jako ogłoszenie o przetargu, w którym każdy może startować.

Specyfikacja czytelna jak wyrocznia... delficka

Spora grupa zamówień realizowana jest jednak w trybie przetargu nieograniczonego. Niestety wiele spośród SIWZ wydaje się być standardowymi drukami urzędowymi nie uwzględniającymi specyfiki branży. Niezależnie od tego czy przetarg dotyczy budowy drogi, remontu szkoły czy imprezy dla kilkuset osób, to główne akcenty położone są na spełnienie warunków formalnych, a opis przedmiotu zamówienia bywa spartańsko skromny. A skoro ze Sparty niedaleko było do delfickiej wyroczni, to wizja imprezy jawi się tak samo zagmatwana jak delfickie przepowiednie. Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że zapis o zapewnieniu atrakcji uczestników może dotyczyć zarówno przeciągania liny, stanowiska z łukiem i wiatrówką oraz loterii fantowej, jak i ustawienia kilku urządzeń pneumatycznych, ścianki wspinaczkowej, toru dla quadów i pola paintballowego. Pomijając inny poziom adrenaliny zapewniany przez oba te zestawy łatwo dostrzec, że muszą się one różnić ceną. Konkluzja jest taka, że zamawiający często nie mają jasnej wizji imprezy, a na pewno nie potrafią jej przedstawić w sposób przejrzysty.

Pytania powstające przy przygotowaniu oferty można przesłać do zamawiającego, który ma obowiązek niezwłocznego udzielenia odpowiedzi wszystkim startującym w przetargu firmom bez wskazywania, która z nich to pytanie zadała. W sytuacji, kiedy od publikacji ogłoszenia o przetargu do dnia złożenia ofert jest 14 dni, to przygotowanie oferty staje się nie lada wyzwaniem. Konieczne jest przygotowanie niestandardowego programu, rozpoznanie dostępności planowanych atrakcji czy dostępności artystów i ich cen czy honorariów. Te dwa tygodnie zamieniają się w wyścig z czasem.

Pieniądze to nie wszystko

Kryteria oceny oferty powinny być tak skonstruowane, żeby zapewnić jak największy obiektywizm. Teoretycznie najlepszym i najbardziej sprawiedliwym kryterium jest cena. Właściwie przygotowana pecyfikacja umożliwia zastosowanie kryterium „cena = 100%”. Nie zawsze da się zastosować takie kryterium, szczególnie przy eventach, w których agencja ma wykazać się kreatywnością, a planowane działania eventowe nie mają jeszcze klarownej wizji. W takim przypadku postępowanie nie powinno dotyczyć zamówienia na organizację imprezy (koncertu, performance, festiwalu itp.) lecz zamówienia usługi konsultacyjnej polegającej na stworzeniu wizji planowanego eventu. Przykładem może być przygotowanie wizji działań promocyjnych miasta – lepiej, gdy firma wygeneruje szereg pomysłów lub wręcz strategię działania niż konkretne eventy z cenami.

Jednak większość przetargów na imprezy dotyczy konkretnych pomysłów, które można (a nawet powinno się) dokładnie opisać. Jednak, żeby to zrobić, trzeba się na tym znać. A można odnieść wrażenie, że znaczna część zamawiających jest przekonana, że każdy głupi jest w stanie ogarnąć event.

Poza tym – zgodnie z powiedzeniem, że pieniądze to nie wszystko – zamawiający nierzadko ustalają inne kryteria. Przykładowy zestaw to „cena 70% - atrakcyjność programu 20% - doświadczenie 10%”. Zamawiający tłumaczy, że chce mieć pewność, że program imprezy będzie atrakcyjny dla publiczności, a nie tylko tani i że impreza będzie dobrze wykonana, co ma gwarantować zastosowanie kryterium „doświadczenie”. Diabeł tkwi jednak w szczegółach. Bo jak ocenić doświadczenie i przeliczyć je na punkty? A przecież wystarczyłoby uznać, że wystarczająco doświadczona jest firma, która w ostatnich trzech latach zrealizowała np. trzy porównywalne eventy i zamieścić taki wymóg w części formalnej SIWZ (czyli że firma, która zrealizowała mniej niż 3 takie eventy nie spełnia wymagań doświadczenia). Pozostawienie dowolności w przyznawaniu punktów za kryteria subiektywne umożliwia manipulacje oceną oraz wybór oferty, która nie jest najkorzystniejsza (każdy z członków komisji może inaczej rozumieć doświadczenie oferenta).

Program imprezy ma być atrakcyjny

To, że impreza ma być atrakcyjna jest oczywiste. Spróbujmy to jednak zawrzeć w wymaganiach urzędowych, a zobaczymy, że to problem nie lada. Porównajmy atrakcyjność występu Małgorzaty Ostrowskiej i zestawu 3 urządzeń pneumatycznych z atrakcyjnością koncertu Zakopower i zestawu ścianki wspinaczkowej i pola do paintballu. Dajmy ten program do oceny komisji złożonej z 5 osób i jaki dostaniemy wynik? Obawiam się, że po prostu subiektywny, zależny od osobistych preferencji. A nie o to chodzi w zamówieniach publicznych, lecz o to, żeby właściwie wydawać wspólne pieniądze.

Jak zatem powinna wyglądać dobra „specyfikacja eventowa”? Przede wszystkim powinna dokładnie opisywać przedmiot zamówienia, a więc to, co ma się znaleźć na imprezie. Im dokładniej, tym lepiej. Ponadto należy wystrzegać się kryteriów subiektywnych, gdyż są one zbyt uzależnione od osobowości oceniającego, a tak być nie powinno. Oferta winna spełniać wymagania formalne i merytoryczne i różnić się wyłącznie ceną. Tylko wtedy możemy mówić o obiektywnym rozstrzygnięciu.

Profesjonalna specyfikacja?

Trzeba mieć spore pojęcie o organizacji imprez, żeby taką specyfikację przygotować, gdyż jest to w zasadzie gotowy opis eventu. Duża część eventów jest planowana przez pracowników działów promocji czy domów kultury i mają oni wystarczające kompetencje, żeby dobrze opisać przedmiot zamówienia. Być może w niektórych przypadkach warto byłoby zlecać przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia profesjonaliście zajmującemu się na co dzień organizacją eventów (podobnie jak w innych, złożonych projektach), który oczywiście wyłączony byłby ze składania ofert. Wydaje się, że główną przeszkodą jest podejście do organizacji imprez jak do organizacji urodzin – każdy umie to zrobić. Praktyka pokazuje, że jednak nie każdy – brakuje często czasu, czasem profesjonalnego podejścia, a czasem po prostu chęci.

Przykład struktury SIWZ hipotetycznego pikniku miejskiego
Opis przedmiotu zamówienia

• przygotowanie terenu np. hala namiotowa min. 200m2 z podłogą, scena min. 6x4m, nagłośnienie i oświetlenie zgodne z riderem technicznym wykonawcy nie mniej niż [szczegóły techniczne], zabezpieczenie prądowe, miejsca do siedzenia dla min. 400 osób, min. 4 stanowiska wydawania posiłków i min. 2 stanowiska wydawania napojów, min. 5 pracowników ochrony, min. 8 kabin toaletowych
• jak najdokładniejszy opis oczekiwanych atrakcji, np.
  • nazwa wykonawcy lub opisowo np. popularny wykonawca – daje to pole do popisu pieniaczom, którzy zawsze i wszędzie złożą protest, ale da się taki zapis obronić zarówno dla wspomnianej Ostrowskiej, jak i Zakopower czy Żuków, ale już niekoniecznie dla Kwartetu Proforma
  • występ zespołu coverowego trwający min. 3x30 minut
  • atrakcje dla dzieci – występ zespołu dziecięcego trwający min. 30 minut, min. 2 urządzenia pneumatyczne
  • atrakcje dla dorosłych: zestaw minimum to ścianka wspinaczkowa oraz 4 stanowiska rekreacyjne z użyciem sprzętu technicznego wykonawcy (np. sprzęt linowy, quady, wiatrówki, paintball, łuki itp.)
• wyszczególnienie menu cateringowego, np. porcja na osobę – 1 zupa, 1 karkówka, 1 kiełbaska lub kaszanka, 1 szaszłyk, 400 ml napojów, 1 piwo, dodatki (bułki, musztarda, keczup) bez limitu, kawa i herbata bez limitu

Przemyślane wymagania formalne wobec wykonawcy

• Ta część jest alternatywą dla kryterium doświadczenia, wiedzy czy rzetelności. Można zawrzeć tu wymagania minimalnej ilości imprez w określonym czasie np. minimum 3 imprezy o podobnym stopniu złożoności w okresie ostatnich 2 lat. Oferenci, którzy nie będą mogli pochwalić się takimi imprezami po prostu zostaną wykluczeni z powodu nie wypełnienia wymogów formalnych.

Tak skonstruowana specyfikacja oczywiście nie gwarantuje bezproblemowej realizacji procedury przetargowej, ale na pewno czyni ją bardziej przejrzystą, przynajmniej w kwestii oczekiwań zamawiającego.